Distruggidocumenti: una guida veloce alla scelta

Come scegliere un distruggidocumenti? Quali sono gli aspetti di cui è opportuno tenere conto prima di acquistarlo? Come evitare di fonderlo o inceppare irreparabilmente la carta al primo utilizzo?

In breve:

1. In quale ambiente di lavoro sarà utilizzato? Un piccolo ufficio con due persone o una grande azienda?
2. Che livello di sicurezza vuoi ottenere? Le strisce sono meno sicure rispetto ai frammenti, e i frammenti più grandi sono meno sicuri rispetto ai frammenti più piccoli
3. Quanti fogli devi distruggere? Minore è il numero di fogli che puoi caricare, maggiore sarà il tempo che impiegherai a finire il lavoro, senza dimenticare la capacità del contenitore di recupero.
4. Quale è la durata del ciclo di lavoro? Ovvero, dopo quanto tempo il distruggidocumenti si ferma per raffreddarsi?

Se vuoi approfondire l’argomento, ecco qualche informazione più dettagliata:

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Il numero di persone che utilizza il distruggidocumenti influenza la scelta per due motivi:

• strutturale: se il volume di carta da distruggere è importante, sarà necessario un modello robusto, che sopporti adeguatamente il carico di lavoro.
• tempi di raffreddamento: il motore dei distruggidocumenti tende a surriscaldarsi durante l’utilizzo. I modelli più piccoli si surriscaldano velocemente e hanno dei tempi di raffreddamento  (e quindi di fermo macchina) prolungati, quindi se l’utilizzo è frequente e importante il fermo macchina rischia di essere continuo.

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Il livello di sicurezza si misura utilizzando dei livelli numerici preceduti dalla lettera “P”, più alto è il numero associato alla “P”, maggiore è il livello di sicurezza, grazie alle dimensioni ridotte dei frammenti.

In particolare:

• livello di sicurezza P-1: utile solo per ridurre il volume della carta, non è sicuro dal punto di vista della distruzione dei dati
• livello di sicurezza P-2: vengono prodotti frammenti con superficie < 800 mmq o larghezza strisce < di 6 mm. Per distruggere documenti con dati non riservati di uso quotidiano.
• livello di sicurezza P-3: vengono prodotti frammenti con superficie < 320 mmq o larghezza strisce < di 2 mm. Per distruggere documenti di uso quotidiano con dati riservati, come p.e. nomi e indirizzi di persone o enti/aziende.
• livello di sicurezza P-4: vengono prodotti frammenti con superficie < 160 mmq (circa 4x40mm). Per distruggere documenti con dati aziendali riservati o estratti conto bancari.
• livello di sicurezza P-5: vengono prodotti frammenti con superficie < 30 mmq (circa 2x15mm). Per distruggere documenti con dati personali, finanziari e strategici.
• livello di sicurezza P-6: vengono prodotti frammenti con superficie < 10 mmq (circa 2x5mm). Per distruggere documenti legali, militari e finanziari che contengono dati proprietari.
• livello di sicurezza P-7: vengono prodotti frammenti con superficie < 0,8 mmq. Per distruggere documenti con dati top secret di tipo governativo o militare. Questa categoria di distruggidocumenti riduce un foglio A4 in 12.500 frammenti.

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La velocità con cui devi o vuoi eseguire il lavoro di distruzione influenza la scelta relativamente a:

1. il numero di fogli che puoi inserire di volta in volta nel distruggidocumenti, se è un modello ad alimentazione manuale
2. il numero di fogli che puoi depositare dentro il distruggidocumenti, se è un modello ad alimentazione automatica

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Quanto tempo lavora il distruggidocumenti prima di fermarsi per il raffreddamento?

La durata del ciclo di lavoro ha una forbice molto ampia, da pochi minuti fino a 3-4 ore. Se avete molti documenti da distruggere, con un distruggidocumenti sottodimensionato rischiate di metterci una vita a finire il lavoro.

Infine, alcuni consigli pratici basati sull’esperienza personale.

Se hai pochi documenti da distruggere e lo fai regolarmente, ti basta un distruggidocumenti piccolo

Se in azienda siete 3-4 persone e/o tendete ad accumulare i documenti da distruggere, un distruggidocumenti piccolo rischia di farvi dannare: se mettete troppi fogli per tentare di finire prima il lavoro si inceppa, se mettete il numero giusto di documenti, ma sono comunque tanti, si surriscalderà velocemente e si fermerà fino a che non si raffredda, facendovi perdere tempo. Controllate attentamente la durata del ciclo di lavoro del distruggidocumenti che state scegliendo.

Fate attenzione a non caricare fogli pinzati fra loro in numero superiore al massimo consentito dalla carica singola o manuale. Anche se avete un distruggidocumenti con alimentazione automatica, rischiate di inceppare il distruggidocumenti e di rovinare il motore (questo l’ho visto con i miei occhi!). Quindi, se il numero massimo di fogli caricabili manualmente è 10, il plico che potete inserire deve essere al massimo di 10 fogli, quindi non mettete dentro libri!

Il volume e il peso dei frammenti da smaltire possono essere importanti, possono rendersi necessari contenitori o sacchi per portare via il materiale distrutto, come per esempio questi.

Periodicamente le lame del distruggidocumenti vanno lubrificate, allo scopo esistono appositi fogli lubrificanti (tipo questi) da far semplicemente passare come se fossero dei fogli da distruggere oppure potete utilizzare l’apposito olio lubrificante, seguendo attentamente le istruzioni (non fate come me che ne ho fatto letteralmente esplodere uno mentre spruzzavo un lubrificante generico sulle lame!)